档案管理有那些流程

来源:未知 编辑:渭南科普2019-06-05 23:14
   第一条 管理部门
1、公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责。
2、文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存,客户服务中心以影本归档,原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

第二条 文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。
2、文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。
3、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。
4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

第三条 文件整理
点收文件后,应依下列方式整理:
1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

第四条 档案分类
1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代号,B1B2
为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。

(责任编辑:渭南科普)